NavigasiKreatif.com, MAKASSAR — Dinas Pertanahan Kota Makassar menjalani kegiatan Pengawasan Kearsipan Eksternal yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan pada 7 Oktober 2026. Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya Pemerintah Kota Makassar dalam memperkuat penyelenggaraan kearsipan, meningkatkan ketertiban administrasi, serta memastikan dokumen pemerintahan dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pengawasan tersebut dilakukan melalui peninjauan langsung terhadap tata kelola arsip dinamis di lingkungan Dinas Pertanahan. Pemeriksaan mencakup sejumlah tahapan penting dalam pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan dokumen.
Kegiatan ini memiliki arti strategis bagi Dinas Pertanahan karena dokumen yang dikelola berkaitan dengan administrasi pertanahan dan pengelolaan aset daerah. Oleh karena itu, setiap arsip perlu ditata secara sistematis agar informasi di dalamnya dapat ditemukan kembali dengan mudah, terjaga keutuhannya, serta terlindungi dari akses yang tidak sesuai dengan kewenangan.
Pengawasan kearsipan juga menjadi sarana evaluasi untuk mengetahui sejauh mana penerapan standar pengelolaan arsip telah berjalan. Melalui proses tersebut, perangkat daerah dapat mengidentifikasi aspek yang perlu diperbaiki sekaligus menyusun langkah tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan.
Dalam pelaksanaannya, terdapat empat instrumen utama yang menjadi fokus penilaian. Instrumen tersebut meliputi kesesuaian tata naskah dinas, penggunaan kode klasifikasi arsip, penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta sistem klasifikasi keamanan dan hak akses arsip.
Tata naskah dinas berfungsi sebagai pedoman dalam penyusunan dokumen resmi agar proses administrasi berlangsung secara tertib dan seragam. Sementara itu, kode klasifikasi arsip membantu pengelompokan dokumen berdasarkan urusan dan fungsinya sehingga proses penyimpanan serta penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara lebih efektif.
Selanjutnya, Jadwal Retensi Arsip menjadi pedoman dalam menentukan jangka waktu penyimpanan arsip serta tindak lanjutnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penerapan JRA penting untuk memastikan dokumen yang masih dibutuhkan tetap tersedia, sedangkan arsip yang telah memasuki tahap penyusutan ditangani melalui prosedur yang benar.
Aspek lainnya adalah sistem klasifikasi keamanan dan hak akses arsip. Instrumen ini berkaitan dengan pengaturan kewenangan dalam mengakses dokumen, khususnya arsip yang memuat informasi penting atau bersifat terbatas. Dengan pengaturan yang tepat, keamanan informasi dapat lebih terjaga tanpa mengabaikan kebutuhan administrasi dan pelayanan pemerintahan.
Kepala Dinas Pertanahan Tekankan Pentingnya Tertib Arsip
Kepala Dinas Pertanahan Kota Makassar, Sri Susilawati, diharapkan dapat terus mendorong penguatan tata kelola arsip sebagai bagian penting dari peningkatan kualitas administrasi pertanahan. Pengelolaan dokumen yang tertib tidak hanya mendukung kelancaran pekerjaan internal, tetapi juga menjadi bagian dari upaya menjaga akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.
Catatan wawancara: Untuk melengkapi berita, berikut usulan pernyataan yang perlu dikonfirmasi langsung kepada Sri Susilawati sebelum dimuat sebagai kutipan wawancara.
“Pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam mendukung tertib administrasi di lingkungan Dinas Pertanahan. Melalui pengawasan kearsipan ini, kami dapat melakukan evaluasi terhadap tata kelola dokumen sekaligus mengidentifikasi hal-hal yang perlu ditingkatkan agar pengelolaan arsip semakin tertib, aman, dan sesuai ketentuan,” demikian usulan pernyataan Kepala Dinas Pertanahan Kota Makassar, Sri Susilawati.
Ia juga diharapkan menegaskan pentingnya komitmen seluruh jajaran dalam menerapkan standar kearsipan, mulai dari penciptaan dokumen hingga penyimpanan dan pemanfaatannya. Keterlibatan setiap unit kerja diperlukan agar pengelolaan arsip tidak hanya menjadi tanggung jawab petugas kearsipan, tetapi menjadi bagian dari budaya kerja organisasi.
Penguatan tata kelola arsip juga perlu diikuti dengan peningkatan pemahaman pegawai mengenai klasifikasi dokumen, masa retensi, serta pembatasan akses berdasarkan kewenangan. Dengan pemahaman tersebut, risiko kesalahan penyimpanan, kesulitan pencarian dokumen, dan penggunaan informasi yang tidak sesuai prosedur dapat diminimalkan.
Evaluasi untuk Mendorong Digitalisasi Kearsipan
Hasil pengawasan kearsipan eksternal selanjutnya dapat menjadi bahan evaluasi dan dasar penyusunan rekomendasi perbaikan bagi Dinas Pertanahan Kota Makassar. Rekomendasi tersebut diharapkan membantu perangkat daerah memperkuat sistem administrasi, menyempurnakan prosedur pengelolaan arsip, serta meningkatkan kepatuhan terhadap standar kearsipan.
Selain pembenahan administrasi, pengembangan digitalisasi arsip juga menjadi salah satu aspek yang relevan untuk mendukung modernisasi pelayanan pemerintahan. Pemanfaatan teknologi dapat membantu mempercepat pencarian informasi, mempermudah pemantauan dokumen, serta meningkatkan efisiensi penyimpanan apabila dilaksanakan dengan sistem keamanan dan tata kelola yang memadai.
Meski demikian, digitalisasi perlu diiringi dengan pengaturan hak akses, perlindungan informasi, pencadangan data, serta prosedur pemeliharaan dokumen yang jelas. Dengan demikian, transformasi digital tidak sekadar mengubah bentuk penyimpanan arsip, tetapi juga memperkuat keamanan dan keberlanjutan pengelolaan informasi.
Melalui kegiatan Pengawasan Kearsipan Eksternal ini, Dinas Pertanahan Kota Makassar diharapkan semakin memperkuat komitmen terhadap penyelenggaraan kearsipan yang profesional, tertib, dan akuntabel. Pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu fondasi penting dalam menjaga keutuhan dokumen pertanahan, mendukung pengelolaan aset daerah, serta meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepada masyarakat.
